Truco de Excel: Numera facturas automáticamente.

Si usamos Excel para hacer facturas, pedidos o documentos que deben numerarse automáticamente, conviene saber que existen plantillas ya preparadas para conseguir la autonumeración.

Se trata de las plantillas de Excel Informe de gastos, Factura y Pedido. Pueden usarse seleccionándolas en Archivo•Nuevo•Soluciones de hoja de cálculo.

Al usarlas por primera vez deben personalizarse, indicando los datos relativos a nuestra empresa. Para ello usaremos el botón Personalizar o cambiaremos a la pestaña Personalizar.

Si queremos que la numeración automática de las facturas o pedidos empiece por 1 no hace falta indicar nada en la personalización. La plantilla ya ofrece una barra de herramientas con un botón que agrega automáticamente números de seguimiento secuenciales cada vez que un usuario asigne un número automático a un nuevo formulario basado en la plantilla. Pero si la numeración automática requiere mayor control, en la personalización podemos indicar la ruta a un fichero de texto que actuará como contador, lo cual permitirá reiniciar numeraciones o empezarlas en un número concreto. El fichero contador debe tener el mismo nombre que la plantilla.

Estas plantillas pueden almacenar la información introducida en las hojas basadas en ellas en otro fichero (en el caso de Facturas llamado BDFACTUR.XLS), que va disponiendo la información en forma de lista o base de datos. Esta función también se facilita mediante uno de los iconos de la barra de herramientas de la plantilla.

Por último, hay que tener en consideración que, para que todo lo anterior esté disponible, debe tenerse instalado el complemento Herramientas de plantilla, que se carga mediante la opción de menú Herramientas•Complementos.